En muchas organizaciones la palabra «programa» se reserva para los proyectos que han crecido demasiado. Cuando una iniciativa supera cierto presupuesto, cierto número de personas o cierta duración, se le cambia el nombre. Es un uso comprensible y, sin embargo, equivocado. Un programa no es un proyecto grande, y un proyecto no es un programa pequeño. Son dos herramientas distintas que responden a preguntas distintas.
Qué es un programa
El marco P4MGO!® lo define así: un programa es una estructura de gestión temporal y flexible que persigue y verifica beneficios, nuevas capacidades y nuevos run para la organización. Para conseguirlo lanza todas las iniciativas que hacen falta, sean proyectos, productos digitales o procesos, y en ocasiones otros programas; coordina sus interdependencias; gestiona la ambigüedad propia de una visión estratégica avanzando por tramos, y no termina hasta que el beneficio se produce de forma consistente.
Cada parte de la definición importa. «Persigue y verifica» significa que no basta con declarar un beneficio en un documento: hay que comprobar que se produce. «Nuevos run» significa que el programa deja en la operación algo que antes no existía. Y «no termina hasta que el beneficio se produce de forma consistente» significa que el criterio de cierre no es la entrega, sino el cambio sostenido.
Qué es un proyecto
Un proyecto entrega un resultado con un alcance claro: este alcance, en este plazo, con este coste y con esta calidad.
Tiene inicio y fin. Admite incertidumbre, pero nunca ambigüedad. Y lo que entrega debe acabar siendo un proceso que funciona en el run, porque un entregable que nadie usa no produce valor.
La prueba de los pares
La forma más rápida de ver la diferencia es comparar parejas de iniciativas relacionadas. En cada una, el programa va primero y el proyecto después.
El proyecto de cada fila es necesario, pero no basta. La resonancia puede instalarse en plazo y con el coste previsto, y las listas de espera pueden seguir igual si no cambian también la organización de las agendas, los circuitos de derivación o la disponibilidad de profesionales para informar las pruebas. El beneficio pide un conjunto de cambios coordinados, y coordinarlos es precisamente lo que hace un programa.
Ejemplo hipotético.
Una empresa de servicios decide lanzar un servicio de mantenimiento a domicilio. Lo plantea como proyecto: diseñar la oferta, contratar técnicos, configurar la herramienta de citas y abrir en una fecha.
El proyecto se cumple. Pero a los pocos meses el servicio no despega: los técnicos no tienen rutas eficientes, la facturación de las visitas se hace a mano y nadie mide si los clientes repiten. Nada de eso estaba en el alcance del proyecto, y nada de eso podía estarlo, porque el objetivo real no era abrir, sino tener un servicio rentable funcionando.
El lanzamiento de un servicio o de una operación es siempre un programa. Tratarlo como proyecto es un error demasiado frecuente.
Cuando el objetivo no tiene fecha de fin
Hay objetivos que no terminan nunca. Reducir la siniestralidad en una actividad o la mortalidad de una patología no se alcanza en una fecha concreta y se cierra: avanza por niveles de madurez, al ritmo que la organización puede asumir. Ese ritmo tiene nombre en P4MGO!®, la Velocidad de Gobierno, y se tratará en una edición próxima.
Para estos casos resulta muy útil una forma de trabajo sencilla: programas anuales que lleven a la organización de una realidad A a una realidad B, consolidando beneficios año a año. Cada ciclo tiene un destino claro, se verifica lo conseguido y se decide el siguiente
Lo que esta idea no dice
No dice que un programa sea mejor que un proyecto. Si el alcance es claro y el destino conocido, lo correcto es un proyecto, y convertirlo en programa solo añade estructura innecesaria.
Tampoco basta con cambiar el nombre: llamar programa a una iniciativa sin un dueño del beneficio y sin verificación en la operación no cambia nada. Y el programa no sustituye a los proyectos: los necesita, porque son las piezas con las que construye el beneficio.
Para profundizar
La gestión de programas se desarrolla en P4MGO!® PgM Programme Management Body of Knowledge, y su gobierno, en P4MGO!® PgO Programme Governance Body of Knowledge.
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